SANGATTA – Tahun-tahun awal perjalanan Kabupaten Kutai Timur (Kutim) tersimpan dalam banyak bentuk. Ada yang hidup dalam ingatan para pelaku sejarah, ada pula yang tercatat rapi dalam lembaran rancangan peraturan daerah, dokumen anggaran hingga laporan pertanggungjawaban pemerintahan.
Dokumen-dokumen itulah yang kini mulai dihimpun agar tidak hilang ditelan waktu. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kutim mengakuisisi sebanyak 247 arsip statis milik Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kutim periode 2000–2007, Rabu (26/8/2026).
Penyerahan berlangsung di Ruang Rapat Sekretariat DPRD Kutim. Sekretaris DPRD Kutim Jainuddin menyerahkan arsip tersebut kepada Kepala Dispusip Kutim M Ayub, didampingi Kepala Bidang Kearsipan Wiwin. Proses itu sekaligus dituangkan dalam berita acara serah terima arsip.
Bagi Dispusip, pemindahan tersebut bukan hanya persoalan mencari tempat penyimpanan baru bagi dokumen lama. Arsip yang telah memiliki nilai guna permanen harus diselamatkan karena menjadi bukti perjalanan pemerintahan sekaligus sumber informasi yang suatu saat dapat dibutuhkan kembali.
M Ayub menjelaskan, proses akuisisi mengacu pada Surat Keputusan Bupati Kutim Nomor 045/K.219/2026 tertanggal 8 Juni 2026 tentang Pembentukan Tim Penilaian dan Akuisisi Arsip Statis di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kutim.
“Sebanyak 247 arsip statis periode tahun 2000–2007 diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Kutim untuk disimpan, dipelihara, dan dikelola sebagai dokumen yang memiliki nilai sejarah, akuntabilitas, dan menjadi sumber informasi pemerintahan daerah,” jelas Ayub.
Jika melihat jenis dokumen yang diserahkan, nilai arsip tersebut cukup penting dalam membaca perjalanan Kutim. Di dalamnya terdapat Rancangan Peraturan Daerah (Raperda), Rancangan APBD (RAPBD), Laporan Pertanggungjawaban (LPJ), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ), DASK, Rencana Strategis (Renstra) hingga APBD.
Ada pula data statistik desa serta dokumen program pembangunan daerah. Berkas-berkas tersebut merekam bagaimana kebijakan disusun, anggaran direncanakan dan arah pembangunan Kutim dirumuskan pada periode 2000 hingga 2007.
Terlebih, periode tersebut berdekatan dengan masa awal berdirinya Kutai Timur sebagai kabupaten. Karena itu, dokumen pemerintahan dari tahun-tahun tersebut tidak hanya memiliki fungsi administratif, tetapi juga menjadi bahan penting untuk menelusuri perkembangan daerah dari waktu ke waktu.
Ayub menerangkan, akuisisi merupakan proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan melalui penyerahan arsip sekaligus hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).
“Tujuannya adalah menyelamatkan serta melestarikan arsip yang memiliki nilai guna permanen dan nilai kesejarahan,” tegasnya.
Ketika sudah berada di LKD, pekerjaan terhadap 247 arsip itu tentu belum selesai. Dokumen harus dikelola dan dipelihara sehingga kondisi fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya dapat bertahan dan tetap dapat dimanfaatkan pada masa mendatang.
Di sinilah kearsipan memiliki peran yang terkadang tidak terlihat dalam keseharian pemerintahan. Sebuah keputusan yang dibuat hari ini dapat menjadi bahan evaluasi bertahun-tahun kemudian. Begitu pula data pembangunan masa lalu dapat membantu peneliti maupun pemerintah memahami bagaimana sebuah wilayah tumbuh dan berubah.
Dispusip Kutim berharap langkah tersebut ikut mendorong perangkat daerah lainnya semakin tertib dalam mengelola dokumen sejak arsip masih aktif hingga akhirnya ditetapkan sebagai arsip statis. Tata kelola yang baik juga menjadi bagian dari akuntabilitas pemerintahan karena kebijakan dan keputusan memiliki rekam jejak yang dapat ditelusuri.
Akuisisi kali ini sekaligus memperlihatkan bahwa menjaga sejarah daerah tidak selalu dilakukan melalui monumen atau cerita besar. Kadang sejarah tersimpan dalam lembaran APBD, laporan pertanggungjawaban, statistik desa dan dokumen pembangunan yang terlihat sederhana.
Dengan 247 arsip DPRD periode 2000–2007 yang kini berada dalam pengelolaan lembaga kearsipan, satu bagian perjalanan awal Kutai Timur telah diamankan. Kelak, ketika generasi berikutnya ingin mengetahui bagaimana daerah ini dibangun dan berbagai keputusan pernah diambil, jejak itu masih tersedia untuk dibaca kembali. (ADV/ProkopimKutim/BK)
